部下の変化に気づき、急な相談を受け止めるには、管理職の予定に余白が必要。業務を3分類して余白をつくる方法を紹介。
30秒でわかる / THE SIGNAL
この記事はWORK SIGNALの独自実践解説です。ニュース速報ではありません。現場で試せる方法を紹介し、関連するnoteでさらに詳しく学べます。
余白は、何もしない時間ではない
管理職の予定表に空白があると、まだ仕事を頼めると思われがちだ。しかし部下の小さな変化に気づくこと、急な相談を受けること、問題が大きくなる前に手を打つことも大切な仕事だ。「予定業務80％・予備能力20％」は業務を見直すための実践的な目安であり、すべての職場で科学的に最適と証明された割合ではない。
減らすのは会話ではなく情報の運搬
同じ報告を複数の場所に入力する。電話で聞いた内容を管理職だけが把握する。会議で初めて資料を読み上げる。こうした情報の中継に時間を使っていないだろうか。共有・記録・定型連絡を仕組みに預け、対話と判断に時間を戻すことを考えたい。
明日10分で試す
昨日の業務を「人が担う」「仕組みに預ける」「一度止めてみる」の3つに分ける。次に「昨日、自分が二度説明した情報」を一つ探し、管理職を経由せず共有する方法を考える。30分空いたら別の作業を入れる前に、部下と話す時間として確保してみよう。
注意点
人員不足や権限不足を管理職本人の時間術だけで解決しようとしない。業務量の調整には組織としての判断も必要だ。
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